Actividades, Herramientas, Sistemas y Finalidad de ofimatica

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ACTIVIDADES DE LA OFIMÁTICA

El concepto de ofimática hace su aparición en los Estados Unidos, alrededor de los años 70 con la denominación de "Office Automation" (Automatización de Oficinas), término poco agraciado por las implicaciones semánticas asociadas al mismo.

El término que viene usándose en España para identificar este concepto es el de Ofimática, intentando englobar las componentes fundamentales que la integran: la informática, las telecomunicaciones y las técnicas de oficina, pues trata principalmente de la adaptación de la Informática y también de las Telecomunicaciones a los procesos administrativos y organizativos de la oficina.

Según A. Orero, "La Ofimática no se ocupa de la mecanización o informatización de tareas, sino de la re formulación de funciones, tareas y procesos orientada a su realización integral mediante un sistema conjunto de máquinas y hombres organizados, al que llamaremos Sistema Ofimática, La ciencia que se ocupa del estudio, análisis y diseño de sistemas ofimáticas en su doble vertiente, tecnológica y administrativa, la llamaremos OFIMÁTICA" [Orero 85].

Otra definición que redunda la anterior es la de Henchirse: "Ofimática se refiere, en su acepción habitual, a la aplicación integrada de productos de oficina, telecomunicaciones e informática, y del conocimiento de las ciencias sociales, para el soporte del amplio conjunto de actividades y funciones de una oficina o de un entorno de oficina" [Hirsuto 85].

Desde esta perspectiva la ofimática engloba el estudio de los diversos factores implicados en las actividades de la oficina, como son:

‑ Las tareas administrativas y su tratamiento.

‑ La participación de los individuos en la ejecución y el control de los trabajos.

‑ La gestión de la planificación de los procesos y los recursos utilizados por éstos.

‑ Las comunicaciones de la empresa, la in formación y la coordinación.

‑ Las implicaciones sociales sobre las condiciones de trabajo, cualificaciones laborales, promoción y formación del personal, el empleo, etc.

HERRAMIENTAS DE LA OFIMÁTICA

Es importante destacar el hecho de que las herramientas de ofimática nos dan la posibilidad de crear, transmitir y almacenar todo tipo de información que se necesita por ejemplo, en un oficina y un punto importante a destacar con respecto a este tipo de herramientas es que las mismas deben estar conectadas a una red local o bien, a Internet.

Para que podamos entender el concepto de ofimática, podemos citar el ejemplo más claro del reemplazo de las maquinas de escribir por las computadoras, los procesadores de texto, e incluso, programas informáticos que dictan los textos que deben ser escritos, para que la personas puedan transcribirlos de manera más rápida. Por otro lado, debemos decir que la mayoría de las empresas y oficinas que utilizan sistemas de ofimática para poder facilitar las tareas ya existentes utilizan lo que se denomina “paquete de ofimática”, el cual hace referencia precisamente al conjunto de herramientas que nos ayudan a realizar dichas tareas y si bien podemos encontrar paquetes de ofimática más básicos que otros, generalmente todos incluyen herramientas tales como: procesador de texto, hoja de calculo, base de datos, programas para el armado de presentaciones multimedia, programas para utilizar e-mail, correos de voz, o mensajeros instantáneos

SISTEMAS OFIMÁTICOS

Los sistemas ofimáticas se utilizan para realizar de forma mecanizada las múltiples tareas de la oficina, generalmente poco estructuradas.

La ofimática en la empresa

El termino ofimática se puede definir como el conjunto eficiente de aplicaciones para la creación de documentos, comunicación y análisis de información de negocios.

La ofimática extiende la productividad del equipo de escritorio a la Web, con la modernización de los procesos de trabajo y simplificando la forma en que los individuos comparten, acceden y analizan información de negocios.

Las aplicaciones (software) que se incluyen en la ofimática tienen un amplio ámbito de utilización, por tanto estarán siempre orientadas a personal no especializado en informática, abarcando un amplio abanico de funciones típicas de la gestión de una oficina como:

Automatización de correspondencia

Presentación de informes y propuestas

Creación de documentos para imprimir

Mantenimiento de ficheros (miembros de organismos, acuerdos, etc.)

Mantenimiento de datos que requieren continuos cálculos (presupuestos)

Control del flujo de trabajo dentro de los distintos departamentos

Los sistemas ofimáticas, con la mecanización de las tareas menos estructuradas, complementan a los S.I de gestión, que dan soporte al tratamiento de la información mas estructurada.

FINALIDAD DE LA OFIMATICA

la finalidad principal de la ofimática en cualquiera de los sistemas que se utilicen, es facilitar la realización de tareas ya existentes para así lograr perfeccionar el trabajo y el desempeño de una empresa, es por eso que implementar paquetes de ofimática en una oficina nos ofrece ventajas en áreas tales como la competencia con otras empresas, la posibilidad de idear en una manera mucho mas practica y creativa estrategias de marketing, gestión de clientes, controles de stock además de la organización de toda la parte que respecta al sector administrativo.

Todo esto siempre teniendo en cuenta que los paquetes de ofimática son una excelente inversión por eso no debemos dudar un segundo en implementar estos sistemas, siempre recordando que los mismos deben estar afiliados a alguna red.

Por otro lado también debemos decir que las empresas que se dedican al desarrollo de estos paquetes de ofimática son muchas, y a pesar de que las diferencias entre unas y otras son mínimas, debemos siempre tener en cuenta que mientras más sencillo sea utilizar el sistema de herramientas ofimáticas, mayor es la posibilidad de mejorar la productividad, por eso siempre debemos tratar de adquirir aquellos paquetes de ofimática que sean mas fáciles de utilizar. Por último no queremos dejar de mencionar el hecho de que todas aquellas personas que se encarguen de manejar y realizar las tareas en estos sistemas, deben tener absoluto conocimiento de los mismos, por eso la capacitación en ofimática es fundamental para la contratación de personal capaz de utilizar estos sistemas.